Audits, Empfehlungen und Begleitung untermauern den Erfolg Ihrer Dokumentenprojekte
Ein System zur Erstellung von Dokumenten fördert die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, da es hiermit seine Kunden besser informieren und im Unternehmen vorhandenes Wissen besser sichern kann.
Ihr Unternehmen ist einzigartig: 4D CONCEPT entwirft für Sie Audits und einen Weg kontinuierlicher Verbesserung, wozu es Ihnen Empfehlungen erteilt, die es Ihnen ermöglichen, sich die für digitalen Wandel benötigten Verfahrensweisen anzueignen.
Worin bestehen unsere Dokumenten-Audits?
Wir betrachten bei unseren Dokumenten-Audits verschiedene Aspekte Ihrer Produktion und die Art und Weise, wie Sie für Ihr Unternehmen relevante Informationen nutzen.
Unsere Audits sind somit sowohl kontextualisiert als auch personalisiert und erlauben es uns, Ihnen zu Folgendem klare Mitteilungen zu machen:
Ablauf eines Dokumentenaudits
Ein Dokumentenaudit beginnt mit einer Bestandsanalyse, bei welcher mehrere Aspekte untersucht werden:
Thematische Abdeckung der Dokumentation. Welcher Art ist ein Dokument, für wen ist diese Dokumentation bestimmt?
Der Prozess der Dokumentenerstellung, die Schritte, aus denen sich der Workflow zusammensetzt, und seine Übergänge, die Akteure, Ressourcen und Fachgebiete, die in den Lebenszyklen von Publikationen betroffen sind.
Herausforderungen und Erwartungen, eigentliche Gründe für das Audit, welchem Ziel es dienen soll, erkennbare Probleme, Einschränkungen.
Format des Dokumentenbestands, unstrukturiert oder strukturiert, normiert oder nicht normiert, Text oder Multimedia.
An wen richten sich die Ergebnisse des Audits, Information des Managements oder Verbesserung technischer Leistung?
Auf Basis dieser zur Vorbereitung der Prüfung ermittelten Parameter wählt der Prüfer dann die Podiumsmitglieder für seine Untersuchungen.
Die Audits werden von Interviews begleitet, die es ermöglichen, alle oben genannten Punkte zu sammeln und zusammenzufassen. Diese Interviews können je nach Thema vor Ort oder als Ferninterview durchgeführt werden.
Der Austausch mit dem Antragsteller des Audits findet regelmäßig statt und ermöglicht es, bei Bedarf bestimmte Suchachsen neu auszurichten oder neue Untersuchungsansätze für die Analyse zu identifizieren.
Ein Prüfbericht und eine zusammenfassende Darstellung der Ergebnisse werden dem Kunden als Endlieferungen übermittelt. Diese Berichte können je nach Art der Prüfung verschiedene Formen haben.
Welche Themen werden von unseren Empfehlungen abgedeckt?
Als Teil eines Audits oder in Beantwortung direkter Anfragen erteilt 4D CONCEPT Empfehlungen zu Dokumenteninformationssystemen.
Unsere Empfehlungen sind genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Wir integrieren Ihre Besonderheiten und berücksichtigen bei unseren Anleitungen folgende Punkte:
Ihr Tempo, mit dem Sie Veränderungen akzeptieren (zu schwere Empfehlungen erweisen sich als schwer umsetzbar).
Ihr lokaler, internationaler Kontext und Ihre Unternehmenskultur.
Strategische, politische und organisatorische Aspekte.
Eine Begleitung bei der Wiedergabe des Audits stützt die Ergebnisse, um die durchgeführte Analyse zu verdeutlichen.
Normative Kontexte: ASD/AIA, DITA Oasis, proprietäre XML-Schemata usw.
Warum sollte man sein Projekt 4D CONCEPT anvertrauen?
4D CONCEPT ist ein führendes Unternehmen für dokumentarische Informationssysteme und hat seit über 30 Jahren erfolgreich bei anerkannten Unternehmen an komplexesten Projekten gearbeitet.
Wir sind Spezialisten für Dokumenten-Engineering, Produzenten von Inhalten und Nutzer unserer Dokumentenlösungen.
Wir sind Softwarehersteller, Experten für Normen und unterstützen unsere Kunden jedes Jahr mit unseren von Fachleuten empfohlenen Schulungen bei der Einführung bewährter Verfahren.
4D CONCEPT ist genau der richtige Partner für jedes Ihrer Projekte auf dem Gebiet der technischen, kommerziellen oder kommunikativen Dokumentation.
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