Vous en avez probablement déjà entendu parler, vous vous êtes renseigné∙e sur le sujet : DITA ou S1000D sont des standards rédactionnels rationalisés, qui permettent de mieux gérer la production et la diffusion de publications techniques : manuels d’utilisation, de maintenance, de formation, offres techniques…

Plus précisément, utiliser ces standards permet, si votre production documentaire s’y prête, de :
  • Augmenter très fortement la qualité perçue
  • Réduire drastiquement les coûts de mise à jour
  • Diminuer les coûts de traduction
  • Diffuser vos publications facilement sur différents canaux ou médias : papier (et PDF à télécharger), web et applications mobiles.
 

DITA ou S1000D, comment ça marche ?

  DITA et S1000D sont tous deux basés sur XML, un format « texte » d’enregistrement des données, non‑propriétaire, et universellement utilisé notamment parce qu’il accepte tous les alphabets (européens, asiatiques) et facilite les échanges à l’échelle mondiale. En outre, tant S1000D que DITA utilisent un format de rédaction « modulaire » : les documents sont constitués par assemblage d’unités documentaires « réutilisables » dans différents contextes de publication. Les unités documentaires sont réutilisées notamment en cas de commonalité technique (produits eux-mêmes modulaires), d’aspects transversaux (sécurité, juridique, concepts, méthodes…), de données partagées (interfaces, emplacements, pièces de rechange…), etc. Pour chaque module et au sein des modules, un mécanisme d’applicabilité permet de gérer les aspects variables selon le contexte de diffusion : marques multiples, particularités au sein des gammes, spécificités clients, etc. La granularité des modules documentaires, alliée à une discipline d’écriture indispensable, permettent les économies d’échelle citées et l’augmentation de qualité. La diffusion multi-canal, en bout de processus, nécessite une bonne maîtrise des formats de diffusion, notamment pour la génération de PDF ; la conversion au format web (HTML) ou en App destinée aux téléphones et tablettes est relativement simple à partir du XML, mais la question de l’ergonomie reste centrale.  

Alors, DITA ou S1000D ?

  La réponse est relativement simple. S1000D est une spécification très précise quant aux données à utiliser et aux processus à mettre en œuvre, dans le contexte de l’exploitation d’équipements essentiellement mécaniques, électriques ou électroniques. Ce sont certains secteurs industriels qui imposent d’utiliser S1000D, afin d’assurer l’interopérabilité des informations entre différentes entités ayant un rôle dans l’exploitation, le soutien logistique et jusqu’au transport des équipements. Ces secteurs sont la Défense (Air, Mer, Terre), l’Aéronautique civile partiellement, ainsi que le Ferroviaire ou le Nucléaire, par exemple. Tous exploitent des équipements à très longue durée de vie, dont les modifications et évolutions doivent être suivies très précisément. Pour cela, S1000D impose salutairement de respecter un découpage matériel précis des équipements, ainsi qu’une nomenclature des procédures, agréés internationalement. On notera que S1000D est d’un abord assez complexe, pour répondre à l’ensemble des problématiques des domaines concernés, et souffre d’un manque de souplesse certain, même si quelques paramètres sont ajustables. S1000D n’inclut pas d’outils standards de génération des publications, et ne permet pas, par exemple, de documenter efficacement des logiciels et interfaces, car sa modularité n’est pas assez fine. DITA, de son côté, est une boîte à outils plutôt qu’une spécification. Elle inclut des outils standard à l’état de l’art, répondant à une très grande majorité de cas. DITA permet de publier, et est issue d’un consensus de spécialistes de la documentation post-web, contrairement à S1000D qui est plus ancienne. En soit, le standard DITA laisse l’utilisateur relativement « sans aide », par rapport à S1000D, ce qui peut inquiéter (à tort). Mais en contrepartie, DITA possède une très grande souplesse de structuration : DITA permettrait de « reconstruire » et imiter entièrement le standard S1000D, si c’était nécessaire. Plus simplement, DITA permet de constituer le système documentaire dont vous avez besoin, car il s’adapte à peu près à tout, par construction : DITA est conçu comme un système évolutif qui conserve son interopérabilité tout en permettant la personnalisation. Si vos produits et processus sont simples, DITA sera simple. Sinon, DITA s’adaptera « juste assez » pour satisfaire vos besoins de façon efficace.  

De la nécessité de bons outils et d’un accompagnement

  Un projet de documentation modulaire, qu’il soit S1000D ou DITA, peut mettre en œuvre 500, 1500 ou 5000 unités documentaires. L’ensemble des unités documentaires d’une entreprise industrielle ou logicielle peut se compter en dizaines voire centaines de milliers d’unités. Pour gérer les versions dans le temps, les langues et les liens dans cette masse d’information, un CCMS (Component Content Management System), à l’image de ADAM ou DITA FACTORY, est rapidement nécessaire, dès lors que le nombre d’unités documentaires atteint quelques milliers. Vous serez d’autant plus efficace que l’outil permettra de « coller » à vos propres processus de production et de diffusion d’information, de s’adapter à vos formats de données, et de s’interfacer à vos systèmes existants de gestion d’information. De part la complexité de S1000D, et la liberté qu’offre DITA, vous vous adjoindrez avantageusement les services d’accompagnement et de formation de spécialistes de ces standards, pour démarrer vos projets S1000D ou permettre le virage de votre entreprise vers le digital.